AMÉNAGEMENT ACCUEIL ENTREPRISE :
COMMENT AGENCER UN ESPACE DE RÉCEPTION PERFORMANT ?
L’aménagement de l’accueil d’entreprise comporte de nombreux enjeux et doit prendre une place non négligeable dans le projet d’aménagement.
En effet, l’espace accueil revêt plusieurs fonctions :
• Vitrine de l'entreprise : en tant que point d’entrée des bureaux, c’est ici que la première impression de l'organisation est donnée. L'aménagement permet de contrôler l’image à véhiculer.
• Espace de réception et de services : en plus de recevoir et de guider les visiteurs, le personnel d’accueil assure des activités et des services variés (pour les hôtes comme pour les employés) et propres à chaque entreprise.
• Poste de travail : cet espace fait office de bureau pour le personnel d’accueil et peut aussi devenir un espace de travail informel ou de détente pour les collaborateurs souhaitant s’isoler, selon l’aménagement choisi.
• Salle d’attente : les visiteurs sont souvent invités à attendre dans le hall d’accueil.
Ainsi l’accueil des bureaux doit s’adapter à un public très varié : clients, prospects, partenaires, fournisseurs, collaborateurs...
L’aménagement, l’agencement ainsi que l’ameublement de l'accueil d’entreprise doivent donc prendre en compte ces caractéristiques afin de créer un espace d’accueil et d’attente à la hauteur de vos ambitions.
Aménagement accueil entreprise : les étapes du projet d'aménagement
Afin de mener le projet dans les meilleures conditions, plusieurs pistes peuvent aider à concevoir le cahier des charges et bien sélectionner le mobilier d’accueil étape par étape.
L’analyse des besoins
• Se poser les bonnes questions
• Comprendre les besoins des équipes
• Créer les conditions optimales
Le choix du mobilier d'accueil
• Les banques d'accueil
• Le mobilier pour la zone d'attente
• Les équipements et l'environnement
• Le design et la décoration
Aménagement de l'accueil d'entreprise : l’analyse des besoins
Les premières questions à se poser pour aménager un espace accueil performant
Afin de concevoir efficacement l’accueil de l'entreprise et structurer le cahier des charges, il convient de se poser les bonnes questions :
• Quelle est la surface à disposition ?
• Quelles sont les fonctions de l'espace accueil dans l'entreprise ?
• Quel est le type et le profil des visiteurs ?
• Quelle est l’image à véhiculer ?
• Est-ce que des brochures, des catalogues ou autres documents y seront distribués ?
• Quels sont les produits et services à mettre en avant ?
• Combien de visiteurs sont accueillis en moyenne ?
• Quel est le temps d’attente moyen à l’accueil ?
• Est-il nécessaire d'avoir une équipe entièrement consacrée à cet espace ?
L’ensemble de ces éléments donneront des indications précises pour concevoir l'agencement de salle d'accueil.
Comprendre les besoins du personnel d’accueil et des collaborateurs
Afin d’améliorer la qualité de vie au travail et par conséquent celle de l’accueil, il est aussi nécessaire de prendre en compte les contraintes et les besoins des collaborateurs pour créer des espaces adaptés.
Pour cela, les activités gérées à l’accueil doivent être bien identifiées : secrétariat, gestion des appels téléphoniques, réservation de salles, services de conciergerie d’entreprise… tous ces aspects doivent être considérés pour évaluer l’agencement adapté ainsi que le mobilier et les éventuelles solutions acoustiques.
Si des espaces de vie et de travail sont prévus au sein de l’accueil pour l’ensemble des collaborateurs (par exemple des espaces détente ou de réunion), il sera aussi utile de les consulter pour établir le cahier des charges en fonction de leurs besoins.
Que ce soit pour le personnel d’accueil ou pour les collaborateurs, l’accueil de l'entreprise doit être considéré et aménagé comme un espace de travail à part entière.
Créer les conditions d’accueil et de travail idéales
L’environnement de la salle d’accueil
Plusieurs paramètres doivent être pris en compte pour l’aménagement des espaces d’accueil :
• La visibilité : la banque d’accueil doit donner sur la porte d’entrée afin de mieux gérer les flux et préparer efficacement la réception des visiteurs.
• L'atmosphère : selon l’image à transmettre et les spécificités de l'entreprise, il convient de créer une ambiance spécifique (formelle, zen, décontractée…) à travers la décoration ou le mobilier par exemple.
• L'éclairage : un éclairement moyen de 500 lux est recommandé pour tous les espaces de travail. Si nécessaire, des éclairages individuels pour le personnel d’accueil peuvent être ajoutés pour offrir un meilleur environnement de travail.
• L’acoustique : l'accueil doit aussi prendre en compte la gestion du bruit pour créer un environnement de travail et de réception accueillant et serein.
D’une part, la zone accueil doit être assez éloignée des autres espaces de travail (bureaux, salles de réunion) et des équipements informatiques bruyants (comme la photocopieuse).
D’autre part, des solutions acoustiques doivent être mises en place si l’accueil gère de nombreux appels ou encore des conversations confidentielles nécessitant un peu d’intimité.
• La température : ayant un impact relativement important sur le bien-être, il convient d’offrir un environnement ni trop chaud ni trop froid que ce soit en hiver comme en été. Pour les activités sédentaires, une température de 21° est généralement recommandée.
L’agencement personnalisé d’un espace accueil
L’accueil de l'entreprise offre de nombreuses opportunités d’agencement. Il peut être consacré à la fonction de réception, mais peut aussi intégrer d’autres espaces selon la taille et les objectifs de l'entreprise : salle d’attente, coin détente, salle de réunion…
Par exemple chez Harmony, nous avons décidé d’exploiter toutes les opportunités que pouvait nous offrir cet espace. L’accueil de nos locaux devient aussi :
• Une salle d’attente pour nos visiteurs avec son coin dédié comprenant canapés, chauffeuses et tables basses.
• Un espace détente pour nos collaborateurs avec son espace café, sa table et ses chaises hautes.
• Un showroom de nos produits avec l’exposition et l’utilisation de notre mobilier fabriqué sur place. Nos invités peuvent ainsi le découvrir, le toucher et le tester.
• Un espace de réunion informel avec des cabines acoustiques et des tables de réunion connectées.
• Un espace d’informations pour la communication interne comme externe.
Le choix du mobilier pour aménager efficacement l'espace accueil
La banque d’accueil : un poste de travail et de réception
Spécifiquement conçue pour les besoins de la réception, la banque d’accueil a une double casquette : en plus d’être le premier point de contact des hôtes, c’est également le poste de travail principal du personnel d’accueil. Il faut donc concilier l’aspect pratique avec l’aspect esthétique : elle doit absolument être en harmonie avec l'image de marque et employeur.
En effet, elle a un impact de taille sur la perception des visiteurs et offre un aspect soigné et rangé. Le confort des employés et des visiteurs, l’esthétique du comptoir d’accueil ainsi que son accessibilité sont en conséquence des points centraux.
Compréhension des caractéristiques nécessaires
Afin de bien choisir la banque d’accueil, il faut notamment comprendre :
• La superficie disponible
• Le nombre de personnes qui travailleront derrière la banque
• Les outils indispensables à prévoir sur le comptoir (écrans, clavier...)
• Le nombre de visiteurs généralement attendus et de manière simultanée
• Le type de rangement nécessaire
Un comptoir d’accueil design et personnalisable
La banque d’accueil peut être modulable et façonnée selon les besoins de l'organisation grâce à :
• La configuration : un grand choix de tailles et de compositions est disponible (droites ou d’angle, avec retour, avec modules bas, avec tablette de réception, avec module PMR...)
• Les options de personnalisation : la banque d’accueil peut être personnalisée avec le logo et les coloris de l'entreprise, un éclairage spécifique...
L'ergonomie de la banque d'accueil
En matière d’ergonomie, il convient aussi de prendre en compte certaines caractéristiques :
La taille du plan de travail
Il doit avoir une profondeur et une largeur adéquates pour permettre aux employés de travailler efficacement sur ordinateur comme à l’écrit, et avec un espace suffisant pour leurs jambes.
La hauteur du top
Un modèle avec top surélevé pour permettre l’intégration d’écrans de grande taille peut également s’avérer intéressant, notamment pour offrir plus d’intimité au personnel d’accueil et ordonner le comptoir.
L’électrification
Pour un aspect soigné et pour faciliter la connexion des appareils électriques, un opercule peut être intégré à la banque d’accueil pour faciliter le passage de câbles. En matière d'ergonomie, un support écran est hautement conseillé pour régler l'écran à hauteur des yeux.
L'accessibilité
Pour accueillir efficacement les personnes à mobilité réduite, il convient d'aménager le comptoir avec des modules bas PMR, adaptés aux visiteurs handicapés.
La protection
Pour sécuriser les échanges, une cloison de protection transparente à fixer ou à poser doit par ailleurs être considérée.
Le fauteuil de bureau
Pour maximiser le confort et la posture du personnel d’accueil, il convient de leur fournir des fauteuils de bureau ergonomiques avec soutien lombaire intégré, réglage de l’assise, accoudoirs...
Les chaises pour la salle d’attente
L'espace de réception doit offrir des assises confortables pour faire patienter les hôtes dans les meilleures conditions. Elles contribuent à leur bien-être et au design de l'espace accueil.
Voici quelques sièges d’accueil :
• Les bancs d’accueil : également appelés « poutres d'accueil », ils sont spécifiquement conçus pour les salles d’attente. Il est préférable d’opter pour des modèles de 2 à 5 places selon la surface. Pour de longues attentes, un placet tissu peut être privilégié pour plus de confort ainsi qu’une tablette pour déposer des brochures ou des revues.
• Les chauffeuses et les canapés : ils offrent un aspect plus « cosy » qui s’adapte très bien à l’espace accueil. Les différents coloris et piètements permettent de créer un environnement à l’image de l'entreprise.
• Les banquettes d'accueil modulables : elles permettent de moduler la salle d’accueil selon les besoins et peuvent donc être privilégiées quel que soit l’espace disponible.
En ce qui concerne les matières, les sièges en tissu lavable ou les coques en polypropylène sont hautement recommandés. L'environnement doit en effet être toujours propre pour donner la meilleure impression de la société.
Les tables adaptées à la réception des visiteurs
Les tables basses sont également particulièrement conseillées pour compléter l'espace d’attente.
Les visiteurs peuvent en effet y déposer leurs affaires ou consulter des catalogues, des magazines ou des plaquettes mises à disposition.
Les différents modèles de tables disponibles permettent de les choisir et de les personnaliser en fonction du reste du mobilier et de la décoration :
Les formes de plateaux
Rond, carré ou en forme de galet, le modèle doit être en harmonie avec le style des locaux et l’espace disponible.
Le piètement
Tulipe, pyramidal, 4 pieds plats… les tables à pivotement doivent être privilégiées si nécessaire.
Les matières
Elles doivent être facilement nettoyables comme le bois mélaminé par exemple.
L’environnement
• Solutions acoustiques : afin de créer une atmosphère calme et sereine, il est conseillé d’installer des panneaux acoustiques muraux ou suspendus qui absorbent le bruit. Les cabines acoustiques offrent également une solution intéressante pour les espaces accueil aménagés pour les collaborateurs.
• Communication : l’accueil d’entreprise permet par ailleurs de diffuser des informations concernant les nouveautés, les produits, les services... de l'entreprise. Pour cela, les présentoirs et les écrans digitaux sont parfaitement adaptés.
• Conditions d’attente : les visiteurs doivent patienter dans les meilleures conditions : des distributeurs de boissons et de nourriture ou des encas peuvent ainsi être proposés. Les toilettes doivent par ailleurs être facilement repérables et impeccables.
• Distributeur de gel hydroalcoolique : devenu indispensable dans les lieux accueillant du public, ce type d’équipement sans contact doit être placé à l'entrée des locaux.
La décoration du hall d'accueil
En matière de décoration, il convient d'ajouter des plantes pour créer un environnement apaisant ou encore quelques tableaux correspondant à l'image de l'entreprise.
Les coloris correspondant à la charte graphique et le logo doivent apparaître de manière visible. Les visiteurs doivent reconnaître la marque dès le moment où ils passent la porte d'entrée des locaux.
Pour une ambiance plus start-up, des stickers peuvent être intégrés à la déco ; ils pourront notamment être utilisés pour valoriser les valeurs de l'entreprise.
Pour les sociétés vendant des produits, nous conseillons également de les exposer dans le hall d’accueil pour renforcer l’identité de cet espace et immerger les clients dès les premières secondes.
Un aménagement personnalisé unique à chaque entreprise
Bien plus qu’un hall de réception, l’accueil de l’entreprise est un espace de travail à part entière et la vitrine de l'entreprise auprès de l’ensemble des visiteurs.
L’agencement et l’ameublement de l'espace accueil feront ici toute la différence :
• Pour le personnel d’accueil : du mobilier ergonomique permettra d’offrir les meilleures conditions de travail et donc d’améliorer la productivité et la qualité de l’accueil.
• Pour les visiteurs (prospects, clients, partenaires, fournisseurs, futurs candidats) : l’agencement, la décoration ainsi que le mobilier reflèteront l’image de marque de l'entreprise ainsi que la qualité du service.
Pour aménager efficacement l’accueil d'entreprise, il est alors primordial de :
• Identifier toutes les fonctions de l'espace accueil pour bien comprendre les besoins.
• Bien choisir le style et le design de l’accueil selon la charte graphique et l’image à véhiculer.
• Adapter l’ambiance thermique ainsi que l’éclairage pour offrir des conditions de travail et d’accueil idéales.
• Sélectionner et placer la banque d’accueil avec la plus grande attention selon des critères précis.
• Créer un espace d’attente confortable et de qualité selon le profil des visiteurs.
Tous ces éléments permettront de créer une atmosphère unique propre à chaque entreprise et impacteront considérablement l’expérience des visiteurs.
