AMÉNAGEMENT OPEN SPACE :
LES CLÉS POUR CRÉER UN ENVIRONNEMENT PERFORMANT

Les avantages d’un aménagement open space

La démocratisation des bureaux en open space en France n’a rien de surprenant si l’on considère les nombreux avantages économiques, stratégiques ou organisationnels que cet espace représente pour les entreprises.

Les bureaux open space permettent notamment de :

• Réduire fortement les coûts de l’entreprise : la superficie des locaux pouvant être réduite, les frais liés aux charges et aux loyers diminuent de manière conséquente

• Gagner de la place et optimiser les espaces : les mètres carrés gagnés peuvent être utilisés pour ajouter des espaces réunion ou de détente par exemple

• Améliorer la communication et la réactivité entre les services : l’élimination des murs permet d’harmoniser les différents départements et de faciliter leurs échanges

• Favoriser le travail d’équipe et réduire la distance hiérarchique : les collaborateurs et leur supérieur bénéficient du même aménagement ce qui permet d’harmoniser l’esprit d’équipe et de gommer les différences hiérarchiques

• Bénéficier de la modularité et de la flexibilité des espaces : l’open space peut facilement être réorganisé selon le contexte économique, social ou sanitaire

• Refléter l’image de marque de l’entreprise : un open space design et aménagé ergonomiquement met en avant la modernité des entreprises et souligne leur capacité à favoriser la QVT des employés.

Les principales problématiques à prendre en compte lors de la conception d’un open space

Si l’open space n’est pas conçu de manière optimale, il peut générer de nombreuses gênes physiques et psychologiques pour les employés.

Parmi les problématiques rencontrées, on peut notamment citer :

• Une baisse de la concentration ainsi qu’une augmentation de la fatigue et du stress dues au bruit : source principale de mal-être en open space, 95 % des salariés travaillant dans des espaces ouverts seraient incommodés par le bruit et 55 % d’entre eux seraient gênés ou très gênés.

• Un manque d’intimité voire le sentiment d’être constamment surveillés : la proximité physique avec les supérieurs et les collègues peut générer une insatisfaction quant à la privacité. Selon un sondage réalisé auprès de salariés travaillant en open space, les éléments suivants ne sont pas ou peu satisfaisants :
o La possibilité de pouvoir s’isoler du regard des autres pour 71 % d’entre eux
o Avoir des conversations privées pour 63 % des salariés
Source : Inrs

Ces sensations d’inconfort peuvent entraîner des conséquences sur le court, moyen et long terme impactant la santé des salariés et la performance des entreprises. Parmi elles :

• Une augmentation de l’absentéisme

• Une baisse de la productivité et de l’efficacité

• Des risques de burn out

Pour autant, des solutions ont été conçues pour répondre à ces facteurs de gêne. Ainsi, l’aménagement intelligent des open space permettra d’offrir un environnement de travail bienveillant et propice au bien-être.

L'évolution et l'adaptation de l’open space

Le concept d’aménagement des open space évolue constamment pour répondre aux besoins des organisations et à l’évolution du marché. Il peut en effet être facilement et rapidement adapté aux exigences des organisations grâce à sa modularité.

On peut par exemple noter l’émergence du flex office (que l’on peut traduire littéralement par « bureau flexible ») ces dernières années : l’attribution d’un poste de travail fixe n’est plus la norme.

Les avantages du flex office sont nombreux et se sont renforcés par la crise sanitaire :
• Réduction de la superficie des bureaux ou optimisation des espaces ;
• Instauration de nouvelles méthodes de travail agiles favorisant la créativité, les échanges et la cohésion entre les différentes équipes ;
• Adaptation aux évolutions de l’organisation du travail, notamment avec la généralisation du télétravail partiel.

Les open space space se sont également facilement adaptés à la crise de la covid :
• L’agencement a facilement pu être revu pour s’adapter aux règles de la distanciation ;
• Des cloisons en « plexi » ont également vu le jour pour protéger les collaborateurs et séparer les postes de travail sans porter atteinte au confort visuel.

Les normes régulant l’aménagement d’un open space

Le droit du travail et de nombreuses normes AFNOR régulent l’aménagement des bureaux et plus spécifiquement celui des open space.

Parmi elles, on peut citer :

• En termes d’ergonomie :
o NF X 35 102 : elle émet des recommandations sur la conception ergonomique des bureaux
o NF EN ISO 9241 : les séries 500 et 600 couvrent respectivement l’ergonomie du poste de travail et de l’environnement

• En termes d’éclairage intérieur :
o NF EN 12665 : elle définit les termes et critères de base
o NF C 42-710 / NFC 42-711 : elles déterminent les caractéristiques pour les appareils de mesure
o NF EN 12464 : elle spécifie les prescriptions nécessaires pour l’éclairage des postes de travail intérieurs
o NF X35- 103 : elle définit les principes ergonomiques de l’éclairage dans les bureaux

• En termes d’acoustique :
o NF S31-199 : cette norme s’intéresse à la prévention des nuisances sonores en open space

L’ensemble de ces normes doit être pris en compte lors de la conception et l’implémentation des bureaux open space dès la phase de space planning.

L’importance du space planning pour valider l’aménagement

Après validation des objectifs et du cahier des charges, le space planning est une étape cruciale pour définir l’aménagement des bureaux et optimiser les coûts ainsi que les espaces.

La modélisation 3D des plans d’architectes est un outil puissant et indispensable pour concevoir les nouveaux espaces de travail. Elle permet de :
• Vérifier que les normes d’aménagement (éclairage, qualité et circulation de l’air, accessibilité, gestion des températures, acoustique…) sont bien respectées
• Tester différentes configurations afin d’optimiser les espaces et la performance
• Définir la répartition des services et valider l’agencement des espaces (macro zoning)
• Attribuer des postes de travail nominatifs (micro zoning)

Découvrez comment nous gérons les projets d’aménagement et le space planning

Agencement ergonomique des bureaux open space

La surface

Afin d’offrir le meilleur environnement possible aux collaborateurs travaillant en open space, la norme X35-102 recommande les surfaces minimales à adopter :
• 11 m² par personne pour un bureau collectif
• 13 à 14 m² par personne pour les travailleurs en situation de handicap
• 15 m² par personne pour un environnement particulièrement bruyant

Le nombre de collaborateurs au sein de l’open space devra également être limité à 10 personnes pour offrir un cadre de travail optimal.

Forme et emplacement des bureaux

Il est fortement conseillé d’éviter les bureaux tout en longueur pour des raisons acoustiques. L’INRS émet les recommandations suivantes selon la superficie des bureaux :
• Inférieur ou égal à 25 m² : la longueur devra être inférieure à 2 fois la largeur
• Supérieur à 25 m² : la longueur devra être inférieure à 3 fois la largeur

La forme des bureaux et leur agencement doivent également permettre de faciliter la circulation au sein des bureaux en prévoyant des espaces à cet effet :
• Largeur minimale de 0,80 m pour permettre le passage d’une personne
• Largeur minimale de 1,50 m pour deux

Les postes de travail devront être quant à eux :
• Ne pas être placés face à une paroi
• Être assez éloignés des ascenseurs, des escaliers, des toilettes et des équipements bruyants

Réduction du bruit : des solutions ergonomiques

Conception des bâtiments

Dans la phase de conception de l’immeuble, la maîtrise de la réverbération et l’insonorisation des locaux doivent être spécifiquement étudiées.

Pour les open space, il convient de favoriser un lieu de travail peu réverbérant et de traiter les murs avec des matériaux acoustiques absorbants de haute qualité.

Aménagement intérieur

Dans le cadre de l’aménagement intérieur, de nombreuses solutions acoustiques ont été créées pour améliorer le confort des utilisateurs et diminuer les nuisances sonores au travail.

La première source de bruit en open space provient des conversations des collaborateurs. Les sonneries, la circulation des personnes ou encore le bruit des équipements informatiques (qui doivent d’ailleurs être isolés ou placés dans un local à part) provoquent également une gêne acoustique importante en open space.

Il est ainsi fortement recommandé d’installer un ou plusieurs de ces équipements acoustiques dans un bureau open space :
• Panneaux acoustiques suspendus sur plafond ou muraux
• Panneaux écrans latéraux : pour être efficace, la hauteur des panneaux doit être supérieure à 140 cm
• Séparations latérales entre les postes de travail : la visibilité et l’éclairage seront aussi à prendre en compte lors de leurs installations
• Cabines acoustiques : il faudra bien faire attention à leur orientation

Toutes ces solutions permettent ainsi d’absorber le bruit en open space et d’améliorer les conditions de vie et de travail. Elles doivent bien évidement être choisies et installées en fonction des spécificités des locaux.

Le choix du mobilier pour un poste de travail ergonomique

Fauteuil de bureau ergonomique

Indispensable en matière d’ergonomie, le choix du fauteuil de bureau devra considérer de nombreux paramètres :
• Le soutien lombaire
• Le réglage de l’assise en hauteur et profondeur
• La présence et le réglage de la têtière
• Le réglage des accoudoirs
• Le type de piètement

Un siège ergonomique de qualité améliorera considérablement la posture des utilisateurs et donc leur santé physique ainsi que leur bien-être au travail. Retrouvez tous nos conseils pour bien choisir vos fauteuils de bureau ici.

Bureau ergonomique

Selon l’organisation du travail et le type d’aménagement recherché, on pourra proposer des postes simples ou multiples (de 2 à 6 personnes). Il est préférable de favoriser des plateaux de forme rectangulaires, plus facilement modulables.

Il faudra aussi s’assurer que :
• La dimension du bureau permet d’offrir une posture de travail optimale
• La profondeur du plateau est suffisante pour accueillir l’équipement informatique
• Chaque écran est de bonne qualité et positionné à la hauteur des yeux grâce à des supports écrans dédiés

Pour maximiser le bien-être au travail, il est conseillé d’installer des bureaux réglables en hauteur. L’idéal en termes d’ergonomie est de proposer des bureaux assis debout qui permettent de :
• Régler la hauteur du plateau en fonction de la taille des utilisateurs
• D’alterner facilement les positions assis et debout
• D’éviter les postures statiques et sédentaires longues

Les postes de travail peuvent également être agrémentés d’accessoires pratiques, tels que :
• Des caissons ou des rehausses pour faciliter le rangement
• Des panneaux en bois, en tissu ou en plexi pour séparer les bureaux ou protéger les collaborateurs
• Des portes unités centrales ou des portes sacs pour ordonner le bureau
• Des trappes d’accès, des opercules et/ou des colonnes passe-câbles pour faciliter le branchement des câbles et sécuriser le poste de travail

Pour plus d'informations concernant les critères de sélection d'un bureau, consultez notre article dédié ici.

Quel type d’éclairage pour un open space

De nombreuses normes donnent un cadre concret aux sociétés concernant l’éclairage intérieur. Un niveau d’éclairage de 500 lux est d’ailleurs recommandé dans les bureaux professionnels.

Voici quelques recommandations, à adapter selon le type d’aménagement :
• Lumière naturelle : à favoriser en priorité dans la mesure du possible. Les postes de travail seront préférablement placés à proximité des fenêtres qui doivent être positionnées à hauteur des yeux
• Hauteur libre entre plancher et plafond : prévoir au moins 2,70 m pour permettre un éclairage indirect (luminaires à installer à plus de 0,6 m du plafond)
• Dalles LED et lampadaires LED direct/indirect : à utiliser en priorité pour offrir un éclairage optimal
• Lumières individuelles et modulables : idéalement à proposer sur chaque poste de travail
• Luminaires basse luminance : à privilégier pour le travail sur écran
• Mix entre éclairage direct et indirect : compter environ 10 à 20 % d’éclairage direct pour 80 à 90 % d’éclairage indirect

Open space design : l’importance de la décoration, des matériaux et des couleurs

La décoration et l’harmonie visuelle sont absolument nécessaires pour l’aménagement d’un open space design. On privilégiera :

• Une complémentarité des couleurs (entre les matériaux, le sol, les murs et le mobilier) avec une palette de coloris réduite et des teintes claires pour offrir un meilleur confort visuel. Un contraste de couleur génère davantage de fatigue visuelle

• Des postes de travail avec des teintes neutres et naturelles, de préférence en bois

• L’ajout de plantes vertes ou de tableaux végétaux pour offrir un environnement de vie agréable et relaxant

Des espaces dédiés pour maximiser le bien-être en open space

Afin d’offrir aux salariés la possibilité de s’isoler, d’avoir des conversations privées ou de se ressourcer, il convient d’aménager des espaces supplémentaires au sein de l’open space.

Par exemple :
• Des espaces de réunion informels
• Des cabines acoustiques

Il conviendra de bien choisir l’emplacement et l’orientation de ces espaces pour une question d’acoustique.

De plus, des salles de réunion facilement réservables et des espaces de détente devront être aménagées et séparées de l’open space.

Comment bien aménager des bureaux open space en bref

L’aménagement open space présente des avantages économiques et organisationnels non négligeables pour les entreprises. Symbole de modernité et d’esprit d’équipe, le bureau open space s’adapte facilement et rapidement aux exigences des sociétés ainsi qu’au contexte économique et sanitaire.

Afin de concevoir des bureaux open space qualitatifs et propices au bien-être au travail, il convient de mettre en place des solutions dédiées qui permettent notamment de :
• Offrir un environnement esthétique, convivial et harmonieux
• Améliorer l’acoustique et l’intimité des employés
• Proposer les conditions de vie et de travail optimales pour les collaborateurs

Pour répondre parfaitement à ces enjeux, le space planning jouera un rôle primordial car il permettra non seulement de valider les agencements mais aussi de vérifier le respect du cahier des charges et des normes en vigueur à l’aide de plans et de rendus 3D.

Pour réussir l’aménagement d’un open space moderne, design et performant, il conviendra donc de privilégier :
• Un agencement pensé en fonction des activités et des objectifs de l’entreprise
• Des solutions acoustiques spécifiquement étudiées pour les spécificités du projet et des utilisateurs
• Du mobilier ergonomique pensé pour le confort des employés
• Des éclairages adaptés favorisant le confort visuel
• Des solutions de protection contre les virus et le covid
• Des espaces de détente et de réunion facilement accessibles
• Un choix de décoration, de couleurs et de matériaux adaptés aux caractéristiques des locaux et à l’image de marque de l’entreprise